Che io sia una grande fan di Lynda Gratton non è un mistero. La sua sintesi sul lavoro ibrido apparsa su Harvard Business Review è a mio avviso un piccolo capolavoro di visione e di sintesi. Alla singola organizzazione e al singolo manager, poi, la scelta di quali siano i passaggi da fare per entrare nella nuova era del futuro del lavoro. Qui i messaggi principali del suo approfondimento.
Passi da compiere quando si progetta il lavoro ibrido
- Inizia identificando i lavori e le attività chiave, determina quali sono i fattori trainanti della produttività e delle prestazioni per ciascuno.
- Coinvolgi i dipendenti nel processo, utilizzando una combinazione di sondaggi, personas e interviste per capire cosa vogliono veramente e di cui hanno bisogno. Questo sarà molto diverso da azienda a azienda, quindi non prendere scorciatoie.
- Pensa in modo “allargato” e creativo, con l’obiettivo di eliminare le duplicazioni e gli elementi improduttivi nelle tue attuali modalità di lavoro.
- Comunica in modo ampio in modo che in ogni fase del tuo percorso di comunicazione tutti capiscano come lavorare in modalità ibrida possa migliorare anziché esaurire la loro produttività.
- Forma i leader nella gestione dei team ibridi e investi negli strumenti di coordinamento che aiuteranno i tuoi team ad allineare i loro progetti.
- Chiediti se i tuoi nuovi modi di lavorare ibridi, qualunque essi siano, accentuino i valori della tua azienda e sostengano la sua cultura.
- Rifletti se hai creato delle fondamenta per il futuro che tutti in azienda troveranno coinvolgenti, eque, stimolanti e significative
Vantaggi del lavoro ibrido
– Se imposti il lavoro ibrido nel modo giusto, questo consentirà di rendere la vita lavorativa più mirata, produttiva, agile e flessibile.
– La sfida nella progettazione di lavoro ibrido non è semplicemente ottimizzare i benefici, ma anche ridurre al minimo gli svantaggi e tener conto dei trade off
– Lavorare da casa può aumentare l’energia, ma può anche isolare, ostacolando la cooperazione.
– Per fare in modo che la transizione all’ibrido funzioni con successo, le aziende devono progettare sistemi di lavoro ibridi che riflettano quattro diverse prospettive: mansioni e attività // preferenze dei dipendenti // progetti e flussi di lavoro // inclusione e fairness
Principi di progettazione
I leader devono concettualizzare nuove modalità di lavoro lungo due assi: luogo e tempo.
Il luogo riceve più attenzione in questo momento, tuttavia, anche il tempo è meno vincolato di quanto non lo fosse in passato.
Si può usare una semplice matrice 2×2 (tempo – luogo vs vincolo – non vincolo) per facilitare la progettazione. Mentre molte aziende si trovavano nel quadrante in basso a sinistra (vincoli di tempo e luogo), il vero lavoro ibrido è il quadrante in alto a destra (sempre e ovunque).
Per trovare il giusto equilibrio in quella matrice le aziende dovrebbero concentrarsi su:
1. Mansioni e attività – I driver critici della produttività sono l’energia, la concentrazione, il coordinamento e la cooperazione. Si dovrebbe considerare come questi conducenti saranno influenzati dai cambiamenti nelle modalità di lavoro lungo gli assi del tempo e del luogo.
2. Preferenze dei dipendenti – La nostra capacità di operare al massimo della produttività e delle prestazioni varia notevolmente in base alle nostre preferenze personali. Quindi, nella progettazione del lavoro ibrido, considera le preferenze dei tuoi dipendenti e consenti agli altri di comprendere e soddisfare tali preferenze. Questo può essere fatto in 2 modi:
o Le aziende possono aiutare i propri dipendenti a comprendere le prospettive ad es. fornendo semplici strumenti di indagine diagnostica per comprendere meglio le preferenze personali, i contesti di lavoro e le attività chiave dei loro team.
o Un approccio ingegnoso per comprendere i dipendenti: esaminarli sulle loro preferenze e sviluppare diverse “personalità”, con linee guida per accordi di lavoro ibridi su misura per ciascuno.
3. Progetto e flusso di lavoro – Per rendere l’ibrido un successo, devi considerare come viene svolto il lavoro. Questo può essere risolto in due modi:
o Aumentare l’uso della tecnologia per coordinare le attività man mano che i dipendenti si spostano verso modalità di lavoro più flessibili.
o Reinventare e ridisegnare rigorosamente i flussi di lavoro!
Gli aggiustamenti ibridi non dovrebbero mai replicare le cattive pratiche esistenti, come quando le aziende hanno iniziato ad automatizzare i processi di lavoro, decenni fa.
4. Inclusione e fairness – La ricerca ci dice che i sentimenti di ingiustizia sul posto di lavoro possono danneggiare la produttività, aumentare il burnout, ridurre la collaborazione e diminuire la fidelizzazione. Coinvolgere i dipendenti nel processo di progettazione del lavoro ibrido può aiutare ad affrontare questo problema e aumentare la partecipazione e il coinvolgimento
Silvia Zanella 
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